Kaizen



                                           KAIZEN

                                                                        
 

Định nghĩa Kaizen

Chúng ta có thể định nghĩa kaizen rất đơn giản từ tiếng Nhật gốc của nó như là "thay đổi cho tốt hơn", nhưng điều này thực sự có ý nghĩa như là một triết lý Kaizen?

Kaizen Nhật Bản

Kaizen bắt đầu xuát hiện ngay sau khi chiến tranh thế giới thứ II kết thúc khi Hoa Kỳ cử một số cố vấn để giúp người Nhật xây dựng lại nền kinh tế của họ. Một trong những cố vấn này làTiến sĩ Deming  được cho là có những ý tưởng đằng sau Kaizen nhờ 14 điểm về quản lý, trong đó điểm 5 nói rằng"Cải thiện liên tục và mãi mãi hệ thống sản xuất và dịch vụ, để nâng cao chất lượng và năng suất, và do đó liên tục giảm chi phí."

Tổ chức Đào tạo Trong Công nghiệp (TWI) cũng có một chương trình đào tạo thúc đẩy việc cải tiến liên tục các quy trình thông qua việc sử dụng các đề xuất ý tưởng của lực lượng lao động ("làm thế nào để cải tiến phương pháp sản xuất chiến tranh", sau đó trở thành "làm thế nào để cải tiến phương pháp sản xuất") và điều này được Masaaki Imai tin là nguồn gốc của Kaizen.

Masaaki Imai đã viết cuốn sách "Kaizen: Chìa khóa thành công của cạnh tranh Nhật Bản" có rất niều ý tưởng được giới thiệu trở lại phương Tây . Ông mô tả Kaizen như là những thay đổi lớn lên hàng ngày đối với một quá trình để tốt hơn.

   hhhhhKaizen được người Nhật  (đặc biệt là Toyota là một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota TPS) xem như là một phương pháp lôi kéo sự tham gia của lực lượng lao động đưa ra nhiều ý tưởng để cải tiến, mỗi nhân viên được kỳ vọng sẽ có từ 3 đến 5 ý tưởng cải tiến mỗi người mỗi tháng. Sức mạnh của phương pháp này không phải là những cải tiến nhỏ của cá nhân mà là sức mạnh kết hợp của hàng trăm cải tiến nhỏ đưa doanh nghiệp không ngừng đi lên.

Những ý tưởng này và nhiều cải tiến được mong đợi ở mọi lĩnh vực của công ty từ nhà cung cấp cho đến giao hàng cho khách hang,  từ nhân viên vệ sinh đến CEO. Mọi lĩnh vực và mọi quy trình đòi hỏi phải liên tục cải tiến nếu một công ty buộc phải liên tục cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng và cho ra sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn để thế chiến thắng đối thủ và duy trì được doanh nghiệp

                Masaaki Imai

Kaizen phương Tây

Nhiều công ty phương Tây vẫn chưa thấm nhuần nghệ thuật (và nhận ra sự cần thiết) thu hút sự tham gia của toàn bộ lực lượng lao động vào việc cải tiến. Do đó, nhiều công ty tư vấn  "bán" Kaizen không  như là một quá trình và triết lý cải tiến liên tục mà là một kỹ thuật Kaizen blitz với mục đích nhanh chóng cải tiến quy trình trong khoảng vài ngày (thường là một sự kiện kéo dài một tuần).

Các sự kiện Kaizen (Kaizen blitz, Kaizen burst, các nhóm cải tiến tập trung, hội thảo Kaizen, v.v ...) do các chuyên gia dẫn dắt nhằm tạo ra sự  cải tiến thay đổi trong khoảng thời gian ngắn, thường là để giải quyết  một cuộc khủng hoảng nào đó trong công ty hơn là nhu cầu liên tục cải tiến các quá trình .

Họ thường bị chê là không có hiệu quả như "Kaizen Nhật thực sự" nhưng  họ vẫn có vị trí của họ nếu thực hiện đúng. Thường thì các sự kiện này là những sự kiện xảy ra một lần rồi kết thúc, không có sự hỗ trợ thực sự hoặc thay đổi về văn hoá. Vì vậy, nhanh chóng trở lại tình trạng cũ và kết quả đạt được không bền vững, không được sử dụng hợp lý. Mặc dù là chương trình của các sự kiện đang diễn ra chúng có thể tạo ra cải tiến đáng kể cho một doanh nghiệp.

Đôi khi một doanh nghiệp cần thực hiện một bước thay đổi trong hoạt động mà nhiều cải tiến nhỏ trong một thời gian dài có thể không đủ, khi đó các Kaizen blitz được áp dụng hợp lý là một công cụ cải tiến mạnh mẽ được sử dụng trong một nền văn hoá cải tiến liên tục. Khi một phương pháp áp đặt sự thay đổi vào một lực lượng lao động không được thuyết phục và không được lôi kéo tham gia vào,  cuối cùng cũng sẽ chịu số phận thất bại.

Sự cần thiết phải cải tiến liên tục, Kaizen

Thông thường người tiêu dùng sẽ muốn một sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng “ tốt nhất”, giá thấp nhất và khi cần là có (thường xuyên hơn không phải là "ngay bây giờ.") Nếu hôm nay bạn là  người dẫn đầu thị trường nhưng không liên tục cải tiến sản phẩm và dịch vụ của bạn. Cuối cùng một đối thủ cạnh tranh sẽ làm ra sản phẩm nhanh hơn, chất lượng tốt hơn hoặc giá rẻ hơn và  chiếm luôn doanh nghiệp của bạn.

Đây là lý do tại sao một doanh nghiệp phải liên tục cải tiến để duy trì thị phần của mình, không chờ đợi cho đến khi mất thị phần , rồi sau đó phản ứng loạn xạ để lấy lại những gì  đã mất.

Cải tiến liên tục so với Hành động khắc phục

Một số người cũng quan niệm rằng Kaizen là sử dụng các nhóm để giải quyết vấn đề trong công ty, mặc dù  sử dụng các nhóm để giải quyết vấn đề là cách làm đúng, đó không phải là Kaizen cũng không phải là  cải tiến liên tục thực sự . Kaizen và cải tiến liên tục thuần túy chinh là thực hiện cải tiến để cải thiện chứ không phải để sửa chữa một vấn đề. Sửa chữa một vấn đề có khuynh  hướng chỉ cần duy trì nguyên trạng trong khi cải tiến liên tục Kaizen thúc đẩy công ty tiến gần hơn  với sự hoàn hảo mỗi ngày một chút  .

 Kaizen tìm cách đạt được điều gì?

 Kaizen tìm cách loại bỏ các vấn đề liên quan đến các lãng phí vốn có trong quá trình, không chỉ là 7 lãng phí truyền thống hoặc Muda, mà còn Mura (không đều) và Muri (qúa tải). Quan  niệm về quá trình nên phải là bất kỳ quá trình nào cũng là lãng phí trừ khi bạn không thể tìm ra cách để loại bỏ quá trình đó hoặc thực hiện kinh tế hơn. Mọi thứ cần được liên tục thách thức và thử nghiệm.

Bạn khai thác ý tưởng và sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên của bạn để cố gắng tìm ra cách thức cải tiến mà không tốn chi phí hoặc chi phí rất thấp. Những ý tưởng tốn kém hàng ngàn đôla đòi hỏi sự đầu tư về công nghệ mới hoặc máy móc thiết bị thường là không hoàn chỉnh và cho thấy sụ thiếu tư duy sáng tạo để giải quyết vấn đề. Với Kaizen chúng ta không có ý  chi tiền hoặc thêm người, các bước hoặc thêm lãng phí cho quá trình

Lợi ích của Kaizen

Vượt ra ngoài lợi ích dễ thấy của sự cải tiến các quá trình; Kaizen còn hình thành nên phong cách  làm việc theo nhóm và quyền sở hữu khi được áp dụng đúng. Các nhóm phải chịu trách nhiệm về các lĩnh vực của mình và có thể cải thiện kinh nghiệm làm việc của mình tốt hơm cũng như làm cho mọi thứ hiệu quả hơn và tiết kiệm tiền cho công ty. Hầu hết mọi người thực sự muốn thành công và tự hào về công việc mà họ làm, Kaizen giúp họ đạt được điều này vì lợi ích của tổ chức.

Quản lý Kaizen

 Kaizen có thể được thực hiện theo một số cách khác nhau nhưng tất cả đều đòi hỏi sự hỗ trợ đầy đủ từ ban lãnh đạo như với bất kỳ sáng kiến ​​cải tiến nào khác. Nếu những thay đổi được yêu cầu không được hỗ trợ và được thấy hỗ trợ bởi sự tham gia của các nhà quản lý cấp cao, họ sẽ không thành công.

Trong Toyota, giám sát viên và giám đốc dây chuyền xem xét và phê duyệt tất cả các đề xuất cải tiến mà nhân viên của họ đưa ra, họ có quyền thực hiện hầu hết các thay đổi mà không cần có thẩm quyền cao hơn phê duyệt. Quản lý cấp cao hơn xem xét những thay đổi này và cũng chấp nhận nhiều thay đổi sâu rộng hơn. Trường hợp nếu ai đó muốn phủ nhận sự cải tiến thì họ cũng có lý do rất tốt.

Cải tiến liên tục Kaizen là về sự sáng tạo của cá nhân và đội  nhóm và khai thác những ý tưởng và kiến ​​thức của mọi người trong tổ chức.

Phương pháp Kaizen

 Có một vài cách Kaizen có thể được thực hiện, nhưng cần nhớ rằng Kaizen là một động lực tích cực thúc đẩy cải tiến liên tục, một hệ thống đề xuất ý tưởng mà chỉ nhận được một đề xuất cải tiến mỗi năm thì không phải là Kaizen dù ý tưởng tuyệt vời như thế nào.

Hệ thống đề xuất ý tường là một phương pháp đơn giản và dễ làm để dẩn dắt kaizen, nhưng mỗi khu vực nên được đo lường dựa trên  số lượng các đề xuất cũng như số lượng được thực hiện. Hiệu quả của các giám sát viên và  nhà quản lý cũng nên được đo bằng số ý tưởng mà đội nhóm của họ đưa ra. Người giám sát hoặc người quản lý không có khả năng khuyến khích đội nhóm của mình tìm ra phương pháp cải tiến hoặc không hỗ trợ họ thông qua việc thực hiện sẽ không giúp công ty của bạn về lâu về dài. Hệ thống đề xuất ý tường   không  được phép là một cách tiếp cận thụ động đối với Kaizen, cần có một động lực tích cực để có được ý tưởng ​​từ tất cả mọi người liên quan

Nhóm Chất lượng và Nhóm Làm việc Tự định hướng là cách hiệu quả để dẫn động kaizen. Ngoài ra, đo lường dựa trên số cải tiến được đề xuất và được thực hiện, không chỉ là làm việc theo nhóm để giải quyêt vấn đề. Những đội nhóm này gồm những người làm việc trong một khu vực cụ thể, thường do giám sát viên hoặc trường nhóm dẫn dắt và được hỗ trợ bởi người quản lý khu vực. Vai trò của các trưởng  nhóm rất quan trọng và họ cần được đào tạo về các kỹ thuật phân tích và giải quyết vấn đề để giúp nhóm giải quyết các vấn đề và thực hiện cải tiến.

Kaizen không phải là quan liêu, không cần nhiểu biểu mẫu và phê duyệt rườm rà để đề xuất và thực hiện. Nếu những thay đổi chỉ ảnh hưởng đến khu vực trực tiếp đó, các đội  có quyền chủ động tiến hành và thực hiện cải tiến

Có rất nhiều loại Kaizen khác mà bạn có thể sử dụng trong công ty của bạn; bạn có thể có các công cụ hoặc các hoạt động Kaizen cụ thể cho khu vực như;

  • Sự kiện Kaizen 5S
  • Sự kiện Kaizen TPM
  • Lập bản đồ Dòng Giá trị hoặc "Dòng Kaizen", nhìn vào dòng giá trị tổng thể không chỉ là một khu vực cụ thể.
  • Kaizen Chuyển đổi nhanh (SMED)
  • Kaizen Chuỗi cung ứng

Các sự kiện Kaizen có thể được tập trung xung quanh hầu như bất kỳ công cụ và bất kỳ lãnh vực nào của doanh nghiệp của bạn, nhưng tất cả đều cần lập kế hoạch cẩn thận nếu bạn muốn đảm bảo chúng thành công.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Bài viết liên quan